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Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Umbria

Scarto

Lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di interesse culturale  è un intervento soggetto ad autorizzazione, ai sensi del d.lgs. 42/2004 (art. 21).

La richiesta di autorizzazione, indirizzata alla Soprintendenza, deve essere corredata dalla determina o delibera che esprime formalmente la volontà dell’ente e dall’elenco dei documenti proposti per l'eliminazione. L'elenco deve riportare, per ogni tipologia documentaria:

  • gli estremi cronologici
  • la consistenza in metri lineari
  • il peso
  • le motivazioni dello scarto, che evidenzino la funzione secondaria dei documenti da eliminare nel processo dell'attività amministrativa cui si riferiscono.

È responsabilità dell'ente accertare il venir meno dell'utilità giuridico-amministrativa dei documenti proposti per lo scarto.

La Soprintendenza rilascia una copia vistata dell'elenco, con l'approvazione totale o parziale dello scarto; l'ente può, quindi, procedere alla distruzione del materiale archivistico autorizzato, con facoltà di scelta delle organizzazioni di beneficenza o ditte specializzate da utilizzare, che dovranno rilasciare attestazione scritta dell'avvenuta distruzione (d.p.r. 37/2001, art. 8). A chiusura della pratica, l'ente trasmette alla Soprintendenza il verbale di distruzione della carta.

I piani di conservazione e i massimari di scarto costituiscono utile riferimento per le attività di valutazione e selezione dei documenti da eliminare periodicamente.

Riferimenti normativi: d.lgs. n. 42/2004, art. 21; d.p.r. n. 37/2001, art. 8

Termini previsti: 60 gg.

 

 

 



Ultimo aggiornamento: 17/03/2021